Conditions générales d’utilisation
Mises à jour le 15 juin 2026
Article 1 : Champ d’application et éligibilité
Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après “CGU”) précisent le cadre juridique du service numérique Espace sur demande (ci-après le "Produit") et définissent les conditions d’accès et d’utilisation des Services par l’Utilisateur.
Seules les communes de moins de 3500 habitants et les intercommunalités de moins de 15 000 habitants sont éligibles au Produit, en ce qui concerne la publication d'espaces.
Article 2 : Objet du Produit
Le Produit est un Produit numérique qui permet de faciliter la gestion des réservations d’espaces publics, pour les collectivités et leurs agents d’une part et les usagers (citoyens, entreprises, associations) d’autre part.
Article 3 : Définitions
Au sens des présentes CGU, il faut entendre :
- “Produit” désigne le Produit numérique qui permet de faciliter la gestion des réservations d’espaces publics
- "Collectivités" désigne les collectivités territoriales, leurs démembrements et leurs groupements
- "Structure de mutualisation" désigne les groupements de collectivités qui ont pour objet de proposer des Produits numériques aux Collectivités
- “Utilisateur” désigne les agents territoriaux et les élus territoriaux des Collectivités
- "Usager" désigne les particuliers, associations ou entreprises
Article 4 : Fonctionnalités du Produit
Article 4.1 : Inscription et connexion sur le Produit
La création de compte / adresse de messagerie électronique individuelle pour les agents publics peut être faite par la Collectivité ou par une Structure de mutualisation, si l'accès au Produit s'inscrit dans le cadre de l'offre de service d'une Structure de mutualisation. Les conditions de l'accès à cette offre de service sont définies entre la Collectivité et la Structure de mutualisation.
La connexion au Produit repose sur l’utilisation d’un outil d’authentification unique (SSO : single sign-on) et d’une identité numérique.
L’outil d’authentification unique utilisé est Pro Connect pour les agents publics, les entreprises et les associations. Les particuliers peuvent s'inscrire sur le Produit en renseignant une adresse courriel et un mot de passe ou en utilisant l'outil d'authentification et d'identification France Connect.
L’identité numérique utilisée dépend de chaque Utilisateur. Elle lui est soit fournie par une Structure de mutualisation soit l’ANCT via son propre fournisseur d’identité numérique. Ces différents fournisseurs d’identité numérique sont tous reliés à la fédération des fournisseurs d’identité numérique Pro Connect.
Article 4.2 : Publication d'espaces
La publication d'espaces est réservée aux Utilisateurs (agents publics).
L’Utilisateur doit créer un lieu avant de publier ses espaces en renseignant le nom du lieu et l’adresse. Chaque collectivité peut ensuite par le biais de son agent créer et gérer ses espaces publics en les rattachant au lieu.
La création d’espaces nécessite la complétion de plusieurs informations (nom de l’espace, type de l’espace, superficie, nombre de personnes maximum, nombre de personnes, durée minimale d’un créneau de réservation, délai minimum de réservation, disponibilités, tarifs).
La collectivité peut notamment choisir de réserver son espace à une catégorie de personnes comme les acteurs publics.
L’Utilisateur peut à tout moment gérer les demandes de réservation (accepter, modifier ou refuser la demande) sur son compte et visualiser son agenda. L'Utilisateur reçoit une notification par courriel à chaque demande de réservation.
Lorsque l’Utilisateur accepte une demande de réservation, le Produit lui permet à titre facultatif de générer une convention d’utilisation ou d’occupation du domaine public, conformément à l’article R. 2122-1 du code général de la propriété des personnes publiques.
Article 4.3 : Réservation d'espaces
Un Utilisateur ou un Usager peut rechercher un espace par le biais d’une carte ou d’une liste. Chaque Utilisateur ou Usager peut réaliser un filtrage en fonction des dates et heures de réservation, du nombre de personnes minimum, du prix, du type d’espace, du matériel et des équipements mis à disposition.
En réservant un espace, l'Utilisateur ou l'Usager doit préciser son activité, le nombre de personnes attendues et peut joindre des documents. Il peut réserver l’espace en son nom lorsqu’il est responsable de l’activité et dans le cas contraire, renseigner les informations personnelles du responsable.
Article 5 : Responsabilités de l'ANCT
Article 5.1 : Généralités
L’ANCT s’engage à la sécurisation du Produit, notamment en prenant toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies. Toutefois, il n’est pas garanti que le Produit soit exempt d’anomalies ou d’erreurs.
Article 5.2 : Responsabilité
L’ANCT ne saurait être rendue responsable en cas d’utilisation du Produit contraire aux présentes CGU ou en cas de force majeure.
De plus, elle s’exonère de responsabilité en cas d’indisponibilité dans le cas où celle-ci n’excèderait pas les garanties de services définis à l’article 5.3.
Article 5.3 : Garanties de services
Article 5.3.1 : Disponibilité du Produit
La plage d’ouverture du Produit est 24h/24 7j/7, hors période d’indisponibilité pour maintenance.
L’ANCT poursuit un objectif de disponibilité annuelle du Produit de 99,5%, hors indisponibilités planifiées. Afin d’assurer ce taux de disponibilité, l’ANCT s’engage à assurer une astreinte continue sur l’ensemble de la période d’ouverture du Produit. En cas d’incident ou de maintenance, elle vise un délai de rétablissement de 72h en heures non ouvrables.
Dans le cadre d’une maintenance de l’environnement d’exécution du Produit, l’ANCT se réserve le droit de suspendre temporairement le fonctionnement du Produit. Elle tient informée les Utilisateurs au minimum 48h à l’avance en cas d’indisponibilité prévisible. En cas d’urgence, cette suspension peut intervenir sans préavis.
Ces arrêts exceptionnels peuvent être rendus nécessaires par exemple pour des opérations de gestion des données en back office, des opérations de mise en production ou des changements d’architecture qui, par nature, n’auraient pas pu être anticipées.
Article 5.3.2 : Sécurité du Produit
L’ANCT prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité du Produit et des outils mis en œuvre pour réaliser son fonctionnement, notamment s’agissant de l’accès au Produit, de la gestion des comptes utilisateurs et du traitement des données collectées.
Tout Utilisateur peut signaler les éventuels dysfonctionnements ou non-conformités aux présentes CGU à l’ANCT par voie électronique à aide@suite.anct.gouv.fr
Article 5.3.3 : Support
L’ANCT assure le support de 2ème et 3ème niveau auprès de l’ensemble des utilisateurs.
Le support de 1er niveau est assuré :
- Par l’ANCT pour les Collectivités qui ont recours au Produit sans intermédiaire,
- Par la Structure de Mutualisation pour les Collectivités qui ont recours au Produit par l’intermédiaire d’une Structure de Mutualisation.
Dans le cadre des conventions établies par l’ANCT avec les Structures de Mutualisation, elle s’engage à apporter son appui pour assurer ce support de 1er niveau et répondre aux demandes de 2ème et de 3ème niveau qui auraient été formulées à l’égard d’une Structure de Mutualisation.
Le support de l’ANCT est disponible les jours ouvrés sur une amplitude horaire de 9h à 18h. Il est joignable à l’adresse suivante : contact@anct.gouv.fr
Article 5.4 : Contrôle de l’utilisation du Produit
L’ANCT est autorisé à suspendre, voir à supprimer, un compte si l’utilisation du Produit porte préjudice à son image, contrevient aux obligations de sécurité, méconnait les présentes CGU ou contrevient à des dispositions légales ou réglementaires. Elle motive sa décision en faits et en droit.
Dès lors qu’elle est justement motivée, cette décision prive de droit à indemnisation l’Utilisateur.
Article 6 : Responsabilités de l’Utilisateur et de l'Usager
Les Utilisateurs et Usagers s’engagent à respecter les présentes CGU et à utiliser le Produit conformément à la législation en vigueur. Les présentes CGU sont portées à la connaissance des Utilisateurs et Usagers lors de la demande de création d’un compte. La confirmation de la création du compte vaut acceptation des CGU par les Utilisateurs et Usagers concernés.
Article 6.1 : Restriction d’usage des catégories de données à caractère personnel
Il appartient aux Collectivités de déterminer les données qu’elles sont habilitées à traiter, au regard de la base légale qu’elles auront déterminé. Il leurs appartient de communiquer aux Utilisateurs le cadre du traitement de données qu’elles ont déterminé et d’assurer de la compréhension et de la validation de ce cadre par le moyen le plus pertinent.
Néanmoins, elles ne peuvent pas conserver de données de santé, compte-tenu du niveau d’homologation des hébergeurs du Produit.
Article 6.2 : Engagements et responsabilités des Collectivités
Il appartient à la Collectivité de s’assurer que la première personne qui crée un compte sur le Produit est habilité à valider les CGU pour le compte de la Collectivité.
Il appartient à la Collectivité, compte-tenu des risques que les traitements sont susceptibles d’engendrer pour les droits et libertés des personnes, d’apprécier le besoin de procéder à une homologation de sécurité complémentaire, établie au regard du RGS, pour son propre système d’information. De même, il lui appartient de décider de la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) pour les traitements dont elle est responsable.
L’ANCT s’engage à apporter son concours à la Collectivité qui souhaite mener des actions complémentaires de conformité.
Article 6.3 : Engagements et responsabilités des Utilisateurs et Usagers
Conformément à l’article 4.1, §1, l’Utilisateur ou Usager qui crée un compte et valide les CGU, en qualité d’Utilisateur, est réputé avoir eu l’autorisation de sa Collectivité ou de l'entité qu'il représente.
Conformément à l’article 4.3, §6, l’Utilisateur ou Usager qui partage une information via un courrier électronique est réputé s’être assuré préalablement que ce partage est conforme à la définition des traitements de données opérée par sa Collectivité et qu’il respecte les normes législatives en vigueur relative à l’accès aux documents administratifs.
Les règles relatives au mot de passe renseigné dans ProConnect par tout Utilisateur ou Usager lors de son inscription sont conformes aux recommandations de l’ANSSI et de la CNIL.
Article 7 : Durée du Service et conditions de résiliation
Le Produit est mis à disposition de la Collectivité pour une durée indéterminée. L’ANCT peut désactiver le Produit, sous réserve de respecter un préavis de six (6) mois.
Article 7.1 : Résiliation par la Structure de mutualisation
La Structure de mutualisation qui propose le Produit à la Collectivité via son offre de service est libre de mettre fin à l’utilisation du Produit selon ses propres conditions.
Article 7.2 : Résiliation par la Collectivité ou l’Utilisateur
La Collectivité peut mettre fin à tout moment à l’utilisation du Produit, pour l’ensemble de ses Utilisateurs. Elle s’assure préalablement d’avoir récupéré, sous format numérique, l’ensemble des données déposées.
Les Utilisateurs, à titre individuel, peuvent demander la résiliation de leur compte. Préalablement, il se sera assuré que l’effacement de données induit ne vient pas en contradiction avec l’encadrement du traitement de données à caractère personnel défini par la Collectivité, ni avec les règles sur l’archivage des documents administratifs.
Contrat de sous-traitance des données à caractère personnel
Préambule
L’Agence Nationale de Cohésion des Territoires (ANCT), en qualité de sous-traitant, est autorisée à traiter pour le compte de la Collectivité, en qualité de Responsable du traitement des données à caractère personnel nécessaires à l’utilisation du Produit, dans les conditions décrites dans le présent Contrat.
Dans ce cadre, l’ANCT et la Collectivité respectent les obligations inhérentes à ces traitements, notamment celles relevant du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE dit règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (LIL).
Article 1 : Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Au regard des obligations textuelles susvisées, la Collectivité autorise l’ANCT à :
- Traiter toutes catégories de données à caractère personnel dans les restrictions prévues par les CGU, selon les activités de traitement opérées par la Collectivité en tant que responsable de traitement ;
- Héberger ces données pendant la durée du contrat de partenariat, et au-delà dans les cas prévus avec le responsable de traitement ;
- Rendre ces données accessibles à la Collectivité.
L’ANCT traite uniquement les données à caractère personnel conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Elle veille à ce que seules les personnes habilitées et soumises à des obligations en matière de confidentialité et de sécurité traitent les données à caractère personnel. L’ANCT ne sera en aucun cas responsable du non-respect par le responsable de traitement de ses obligations légales ou conventionnelles au regard du présent traitement de données à caractère personnel.
Le traitement des données à caractère personnel sur Messages a pour finalité principale d’envoyer et de recevoir des courriers électroniques et de collaborer sur des réponses dans un environnement sécurisé pour les agents territoriaux et les élus territoriaux (« les utilisateurs »). Il permet également la création d’un nom de domaine pour les collectivités qui ne disposent pas d’un nom de domaine sécurisé. L’ANCT traite les données à caractère personnel uniquement pour les finalités spécifiques des traitements, telles que définies par les Collectivités. La nature des opérations réalisées sur les données est : collecte, enregistrement, organisation, conservation, consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition.
Les données à caractère personnel traitées sont de tous types, à l’exclusion des données de santé, dès lors que La Collectivité dispose de la base légale nécessaire à leur traitement.
Les catégories de personnes concernées sont tous les types de personnes, dès lors que La Collectivité dispose de la base légale nécessaire à leur traitement.
Article 2 : Sécurité du traitement
L’ANCT met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données à caractère personnel, conformément à l'article 32 du RGPD.
L’ANCT tient à la disposition de la Collectivité, qui en fait la demande, la liste des mesures mises en œuvre.
Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l’accès non autorisé à de telles données (violation de données à caractère personnel).
Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, l’ANCT et la Collectivité tiennent dûment compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.
L’ANCT n’accorde aux membres de son personnel et à ses prestataires l’accès aux données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure où cet accès est strictement nécessaire à l’accomplissement de leur mission.
L’ANCT veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
Article 3 : Documentation et conformité
L’ANCT et la Collectivité doivent pouvoir démontrer leur conformité à la règlementation applicable aux traitements de données à caractère personnel.
L’ANCT met à la disposition de la Collectivité les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations au titre de l’article 28 du RGPD et permettre la réalisation d’audits des activités de sous-traitance qu’elle réalise pour la Collectivité.
Lorsqu’elle décide d’un audit, la Collectivité en informe l’ANCT au minimum 30 jours avant le lancement de l’audit. La Collectivité tient compte des analyses et certifications pertinentes en possession de l’ANCT. La Collectivité invite l’ANCT aux réunions de lancement et restitution de l’audit et lui communique les différents rapports issus de cet audit.
La Collectivité est associée à la définition des besoins en matière de protection des données et au suivi des mesures apportées par l’ANCT pour y répondre.
L’ANCT et la Collectivité mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente, dès que celles-ci en fait la demande, les informations nécessaires pour démontrer leur conformité, y compris les résultats de tout audit.
L’ANCT communique à la Collectivité le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, conformément à l’article 37 du RGPD.
Article 4 : Sous-traitants ultérieurs
L’ANCT est autorisée à faire appels à des sous-traitants ultérieurs, soumis aux mêmes obligations de confidentialité et de sécurité, pour mener les activités de traitement relatives aux activités de stockage des données à caractère personnel via un service cloud et de mise à disposition de serveurs sécurisés.
L’ANCT tient à disposition de la Collectivité la liste des sous-traitants ultérieurs et la documentation utile.
L’ANCT, en qualité de sous-traitant initial dispose de l’autorisation générale de la Collectivité pour faire appel à un sous-traitant ultérieur au sens du RGPD et dans le respect des règles régissant la commande publique. En cas de recrutement d’un ou d’autres sous-traitants ultérieurs, l'ANCT informe la Collectivité donnant ainsi la possibilité à cette dernière d'émettre des objections à l'encontre de ces changements.
L'ANCT garantit notamment que ses sous-traitants sont soumis aux mêmes obligations en matière de confidentialité et de sécurité, prévues par un accord sur le traitement des données conformément à l’article 28-3 du RGPD.
Article 5 : Transferts internationaux
Tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par l’ANCT n’est effectué que sur la base d’instructions documentées de la Collectivité ou de ses adhérents afin de satisfaire à une exigence spécifique du droit de l’Union ou du droit de l’État membre à laquelle l’ANCT est soumise et s’effectue conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679.
La Collectivité convient que lorsque l’ANCT recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte de la Collectivité) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de données à caractère personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, l’ANCT et le sous-traitant ultérieur peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne sur la base de l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour autant que les conditions d’utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.
Article 6 : Assistance
L’ANCT informe sans délai la Collectivité de toute demande d’exercice de ses droits qu’elle a reçu de la part d’une personne concernée. Elle ne donne pas elle-même suite à cette demande dans la mesure où elle n’est pas responsable du traitement.
L’ANCT prête assistance à la Collectivité pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement.
L’ANCT aide la Collectivité à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du règlement général sur la protection des données (RGPD), compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition.
Article 7 : Durée
Le présent contrat de sous-traitant prend fin en cas de résiliation des conditions générales d’utilisation auquel il est attaché par l’ANCT ou la Collectivité, responsable de traitement.
Selon le choix du responsable de traitement, l'ANCT supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie au responsable de traitement.
Article 8 : Notification de violation de données à caractère personnel
En cas de violation de données à caractère personnel, l’ANCT coopère avec La Collectivité et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose l’ANCT.
Article 8.1 : Violation de données en rapport avec des données traitées par la Collectivité en tant que responsable de traitement
En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par La Collectivité, l’ANCT prête assistance à la Collectivité :
- aux fins de la notification de la violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente, dans les meilleurs délais après que La Collectivité en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de données à caractère personnel est peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques) ;
- aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679 doivent figurer dans la notification de la Collectivité, et inclure, au moins :
- la nature des données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
- les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
- les mesures prises ou les mesures que La Collectivité propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
- aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de données à caractère personnel aux personnes concernées, lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.
Article 8.2 : Violation de données en rapport avec des données traitées par l'ANCT en tant que responsable de traitement
En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par l'ANCT, celle-ci en informe La Collectivité dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient au moins :
- une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d’enregistrements de données à caractère personnel concernés) ;
- les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de données à caractère personnel ;
- les conséquences probables de la violation et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.